Jak zgodnie z prawem przechowywać akta?

Jak długo przechowywać akta?

Jeszcze do niedawna obowiązywał jeden okres przechowywania akt osobowy i wynosił on 50 lat. W 2019 roku weszły w życie przepisy, które uprościły procedurę. Przechowywanie akt pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku będzie trwało 10 lat od ustania zatrudnienia. Dokumenty pracowników zatrudnionych przed tą datą, lecz po 1 stycznia 1999 roku, wciąż są przechowywane 50 lat, jednak okres ten ulega skróceniu do 10 lat, jeśli:

• złożysz oświadczenie ZUS OSW,
• przedłożysz raport informacyjny ZUS RIA.
  
   

Akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku archiwizujemy 50 lat - w tym przypadku ustawodawca nie przewidział żadnych wyjątków. Więcej na temat tego, jak procedura ta wygląda w sopockich firmach, można przeczytać na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/sopot/.

Sposoby bezpiecznego przechowywania akt

W aktach pracowniczych zawarte są dane osobowe, dlatego ich przechowywanie podlega ścisłemu rygorowi prawnemu. Ustawodawca dopuszcza archiwizację w formie elektronicznej, jednak przedsiębiorca musi zadbać o odpowiednie zabezpieczenia w postaci blokowania dostępu i ustanawiania haseł. W kontekście dokumentacji papierowej kluczowe jest natomiast zapewnienie ochrony przed płowieniem, zalaniem czy pożarem. Akta przechowujemy w archiwum, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione. Zaleca się także umieszczanie ich w szafach metalowych wyposażonych w odpowiednie zabezpieczenia. Przechowywanie akt w Gdańsku szerzej opisane zostało na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/gdansk/.

Przechowywanie akt w zewnętrznym archiwum

Rozwiązaniem, z którego korzysta coraz więcej firm, jest przechowywanie akt w archiwum zewnętrznym. Taką usługę oferuje Rhenus Office Systems Poland, a więcej informacji dostępnych jest pod adresem https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/sopot/. Jest to oferta skierowana do firm z Sopotu, jednak mogą z niej skorzystać także przedsiębiorcy działający w innych miejscowościach. Zewnętrzne archiwum to dobre rozwiązanie dla podmiotów, które borykają się z brakiem miejsca do przechowywania, a także rosnącymi kosztami tej procedury.