Krajowy System e-Faktur
Warto zauważyć, że KSeF to specjalny system komputerowy, dzięki któremu można z łatwością generować i udostępniać faktury strukturalne. Jego zadaniem jest głównie centralizacja procesu rejestracji dokumentów w obrocie gospodarczym za pomocą jednego miejsca. W efekcie systemy księgowości i fakturowania są połączone, tak aby przedsiębiorcy mogli wygodnie przesyłać faktur sprzedaży z pomocą KSeF. Nie zapominajmy o tym, że system pozwala także odbierać faktury i posiada funkcję zarządzania uprawnieniami. Dzięki temu można w odpowiedni sposób zabezpieczyć dostęp do ważnych danych.
Wystawianie faktur w KSeF
Jak wystawić fakturę w KSeF? To zadanie jest bardzo proste. Z platformy KSeF skorzystają nie tylko osoby fizyczne, lecz także inne podmioty. Konieczne jest uwierzytelnienie się przedsiębiorcy w odpowiedniej Aplikacji Podatnika KSeF. Następnie otrzymujemy dostęp do konta, co pozwoli nam w dowolnej chwili wystawiać i pobierać faktury.
Co ciekawe, podatnicy mogą korzystać z platformy po uwierzytelnieniu w systemie rządowym. Osoby fizyczne nie muszą martwić się żadnymi zgłoszeniami, gdyż wymagany jest jedynie podpis zaufany lub podpis kwalifikowany. Jeśli nie mamy takiej możliwości, możemy dokonać zgłoszenia podpisu odciskiem palca, za pomocą zawiadomienia ZAW-FA. Osoby niefizyczne z kolei wykorzystują elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP, zawiadomienie ZAW-FA lub nadają uprawnienia drogą elektroniczną. Najczęściej podatnicy zlecają wystawianie dokumentacji innym osobom, zachowując wygodę i komfort.
Częściowe dokumentowanie w KSeF
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą w KSeF z pewnością mogą cieszyć się licznymi korzyściami, które się z tym wiążą. Pamiętajmy o tym, że już kilka razy przesuwano termin obowiązkowego dokumentowania sprzedaży poprzez wskazany system. Ostatecznie jednak KSeF będzie obowiązywał dla czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 roku oraz podatników zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 roku. W tych terminach musimy liczyć się z obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych. To oznacza, że wycofane zostaną papierowe i elektroniczne faktury w innych formatach (np. PDF).
Co jeszcze trzeba wiedzieć? Faktura ustrukturyzowana to także dokument elektroniczny, występujący w formacie XML. Ustawa o VAT wskazuje, że taki dokument jest wystawiany za pomocą KSeF wraz z odpowiednim numerek identyfikacyjnym. Jeśli chcemy wdrożyć takie rozwiązanie w swojej firmie, możemy skorzystać z bezpośredniego wystawiania poprzez KSeF lub pośrednictwa systemu do fakturowania, oferującego integrację z KSeF. System ten pozwala przesyłać do KSeF faktury ustrukturyzowane, odbierać je i automatycznie księgować w ewidencji. Jak już wiemy, podstawową formą dokumentowania sprzedaży już za jakiś czas będzie Krajowy System e-Faktur. Przepisy dotyczące tego zagadnienia często się zmieniały, dlatego warto je śledzić na bieżąco.
Wystawianie i odbieranie faktur to istotny element prowadzenia działalności gospodarczej. Aktualnie przedsiębiorcy mają do dyspozycji różnorodne metody tworzenia dokumentacji, jednak za kilka miesięcy obowiązkiem będzie użytkowanie Krajowego Systemu e-Faktur. Trzeba będzie postępować zgodnie ze wskazanymi przepisami, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Przedsiębiorcy już teraz interesują się fakturami ustrukturyzowanymi, przy czym obecnie korzystanie z serwisu nie jest jeszcze obowiązkowe. Ten fakt zmieni się od 2024 roku dla podatników czynnych i 2025 roku dla podatników zwolnionych z VAT - wtedy konieczne będzie korzystanie z KSeF!
