Jak zadbać o poufność danych w biurze?

Jakie dokumenty należy niszczyć?

Dokumentacja towarzyszy każdej transakcji, która odbyła się w związku z przedsiębiorstwem. To także potwierdzenia z terminala, faktury, paragony z kasy fiskalnej (https://cfsklep.pl/urzadzenia-fiskalne/kasy-fiskalne) czy raporty dobowe w przypadku firm zajmujących się sprzedażą. W archiwach zalegają także akta osobowe każdego pracownika, nawet jeśli przepracował on w firmie zaledwie kilka dni. O tym, czy takie dokumenty można zniszczyć decyduje kwestia ich przedawnienia. Zgodnie z rozporządzeniem z 2019 roku sprawozdania finansowe należy przechowywać 5 lat. Materiały reklamacyjne należy przechowywać przez rok lub do czasu uznania reklamacji. Dokumentacja pracownicza, w tym wspomniane akta osobowe powinna natomiast zostać w firmie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym współpraca została zakończona.

Jak zniszczyć dokumenty?

Przedawniona dokumentacja musi zostać zniszczona w taki sposób, aby zawarte w niej dane osobowe lub inne informacje poufne nie były możliwe do rozczytania. W tym celu wiele firm decyduje się na zakup niszczarki.  To kompaktowe urządzenie, które tnie dokumenty na paski, ścinki lub mikrościnki, które zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa danych – znajdziesz je w ofercie Cfsklep (https://cfsklep.pl/). Warto zauważyć, że na rynku istnieją także specjalistyczne urządzenia, które niszczą karty kredytowe i nośniki pamięci takie jak płyty CD. Niszcząc dokumenty w przedsiębiorstwie, należy stworzyć procedurę, która stanowiłaby jednoznaczne źródło wiedzy dla pracowników na temat tego, jakie dokumenty należy umieścić w niszczarce. Nadal niestety w niepowołane ręce trafiają dokumenty banków, których pracownicy wyrzucają je do biurowych koszy. W niszczarce możesz również zniszczyć błędnie zaadresowane etykiety czy listy przewozowe (urządzenia do sprawnego drukowania tego rodzaju dokumentów znajdziesz tutaj: https://cfsklep.pl/drukarki-etykiet).

Jaką niszczarkę wybrać?

Wybierając niszczarkę, należy wziąć pod uwagę wielkość przedsiębiorstwa, a także wielkość wewnętrznego obrotu dokumentacji. Do małych i średnich biur wystarczy zapewne niszczarka koszowa. Innym kryterium wyboru jest także kwestia podawania papieru – do wyboru są bowiem niszczarki z podajnikiem automatycznym lub ręcznym. Podczas zakupu bardzo istotna jest klasa DIN, która informuje o tym, do jakiej tajności dokumentów urządzenie się nadaje. Niszczarki DIN P-1 sprawdzą się do użytku domowego lub do dokumentów o niskiej poufności. Do ściśle tajnych informacji rekomenduje się zastosowanie niszczarki P-7.