Legalizacja dokumentów – kluczowy krok dla wyjazdu za granicę. Czym jest apostille?

Na czym polega legalizacja dokumentów?

Legalizacja dokumentów to procedura oficjalnego potwierdzenia autentyczności dokumentów przez uprawnione organy państwowe. W Polsce odpowiadają za nią Ministerstwo Spraw Zagranicznych oraz placówki konsularne.

Proces legalizacyjny składa się z 3 zasadniczych etapów. Są to:

1. Poświadczenie dokumentu przez organ krajowy – np. kuratorium oświaty dla świadectw szkolnych lub okręgową komisję egzaminacyjną dla matur.

2. Weryfikacja w Ministerstwie Spraw Zagranicznych – obejmuje sprawdzenie pieczęci i podpisów na dokumentach.

3. Poświadczenie przez placówkę konsularną kraju docelowego – umożliwia uznanie dokumentu w innym państwie.

Nie wszystkie dokumenty mogą być zalegalizowane na podstawie odpisów. W przypadku dyplomów czy świadectw konieczne jest przedstawienie oryginału.

Czym jest apostille? To prostsza forma legalizacji

W krajach będących stronami Konwencji Haskiej zamiast tradycyjnej legalizacji stosuje się apostille. Jest to jednolita forma poświadczenia dokumentu. W Polsce apostille wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Apostille dokumentów w MSZ obejmuje m.in.:

· akty urodzenia, małżeństwa, zgonu,

· dyplomy uczelni wyższych,

· dokumenty sądowe.

Apostille jest szybszym i prostszym procesem niż standardowa legalizacja, gdyż nie wymaga dodatkowego poświadczenia w konsulacie.

Legalizacja dokumentów handlowych i edukacyjnych

Legalizacji wymagają nie tylko dokumenty osobiste, ale także pisma związane z działalnością gospodarczą i edukacją:

· Dokumenty handlowe – certyfikaty pochodzenia, faktury czy zaświadczenia o statusie firmy poświadcza Krajowa Izba Gospodarcza.

· Dokumenty edukacyjne – świadectwa szkolne i dyplomy wymagają legalizacji w Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej lub odpowiednich kuratoriach.

Z reguły niezbędne są również tłumaczenia przysięgłe dokumentów potwierdzone pieczęcią notariusza.

Legalizacja dokumentów dotyczy Polaków wyjeżdżających za granicę i cudzoziemców osiedlających się w Polsce. Oni również muszą uzyskać odpowiednie poświadczenia, aby móc legalnie pracować, studiować lub uzyskać pozwolenie na pobyt.