Przeprowadzka biura – krok po kroku

Wyznaczenie koordynatora przeprowadzki

Najgorzej, gdy podczas przeprowadzki nikt nie wie, czym ma się zająć – kończy się to chaosem, niepotrzebnym dublowaniem zadań, kosztownymi pomyłkami, zgubieniem ważnych rzeczy. Niezależnie od tego, jak duże jest biuro, nad przeprowadzką powinna czuwać specjalnie wyznaczona do tego celu osoba. Jej zadaniem będzie delegowanie poszczególnych zadań oraz nadzór nad ich poprawną realizacją, współpraca z firmą przeprowadzkową, reagowanie na niespodziewane problemy, pilnowanie budżetu.

Termin i etapy przeprowadzki

Jeśli chcemy skorzystać z usług firmy przeprowadzkowej, jak https://www.megam-przeprowadzki.pl/, trzeba wcześniej zarezerwować termin usługi oraz ustalić wszystkie szczegóły współpracy. Następnie należy ustalić poszczególne etapy przeprowadzki, co pozwoli uniknąć przestoju i w znacznie mniejszym stopniu zdezorganizuje pracę biura w tym trudnym czasie. Duże biuro najlepiej przenosić poszczególnymi działami, warto też uwzględnić w harmonogramie prac trochę czasu na niespodziewane trudności.

Pakowanie rzeczy do przeprowadzki

Pakowaniem biura mogą zająć się pracownicy, ale dużo szybciej pójdzie z pomocą profesjonalnej firmy, która specjalizuje się w przeprowadzkach biur, jak np.  https://www.megam-przeprowadzki.pl/przeprowadzki-biur-warszawa/. Podczas przeprowadzki zawsze warto zrobić inwentaryzację oraz selekcję przedmiotów. Rzeczy, które trafią do nowej siedziby, należy dokładnie opisać, a kartony powinno się pakować tematycznie, co ułatwi późniejsze urządzanie biura.

Bezpieczeństwo dokumentów

Przeprowadzka biura to nie tylko sprzęt, ale i ważne dokumenty. Na czas transportu muszą one zostać odpowiednio zabezpieczone, koniecznie też trzeba wykonać kopie zapasowe danych, bo zawsze jest ryzyko, że firmowe serwery i komputery mogą się uszkodzić. Ta część dokumentów, która nie przyda się w nowym biurze, powinna zostać zniszczona zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Co zlecić firmie przeprowadzkowej?

Pracy przy przeprowadzce jest jak widać sporo, dlatego warto wynająć firmę przeprowadzkową. Poza samym transportem rzeczy, firma może zająć się inwentaryzacją, demontażem i montażem mebli oraz urządzeń biurowych, pakowaniem biurowych akcesoriów, utylizacją zbędnego sprzętu, ochroną dokumentów.