Kiedy dochodzi do zmiany lokalizacji przedsiębiorstwa?
Najczęstszą przyczyną zmiany siedziby jest rozwój firmy. Może dojść do sytuacji, w której magazyn jest za mały na aktualne potrzeby i posiadany asortyment lub ilość zamówień i dokumentów wymaga dodatkowej przestrzeni biurowej. Inny adres wymaga nie tylko zmian w dokumentach firmy.
Może też poprawić wizerunek przedsiębiorstwa. Jednak zawsze jest niemałym wyzwaniem z punktu widzenia logistyki. Przeprowadzka musi przebiegać sprawnie i możliwie jak najszybciej. To nie takie proste, gdyż zwykle do przewiezienia jest spora ilość dokumentów czy mebli.
Jak zaplanować przeprowadzkę?
Na początku należy zastanowić się nad ważnym pytaniem: czy wszystko, co jest w posiadaniu firmy, jest niezbędne do jej funkcjonowania? W pewnym momencie może się okazać, że sprzęty nie mieszczą się w nowej lokalizacji. Spojrzenie na obecnie użytkowane urządzenia sprawią, że większość z nich może okazać się bezużyteczna lub przedsiębiorca dojdzie do wniosku, iż jedno urządzenie wielofunkcyjne zastąpi kilka niezależnie działających sprzętów.
Kolejnym punktem, jaki należy rozważyć, jest termin przeprowadzki firmy. Nie może on kolidować z ważnymi zadaniami, które wykonują pracownicy. Optymalnym terminem będzie dzień, w którym wszystkie projekty zostaną zakończone. Niekiedy wystarczy jeden dzień, ale należy o nim poinformować wszystkich zatrudnionych.
Na ten dzień można ustalić transport mebli oraz innych ciężkich sprzętów, których nie można w łatwy sposób przewieźć. Ważne będzie ustalenie ilości samochodów i osób, potrzebnych do zorganizowania przeprowadzki firm. Taka analiza sprawi, że będzie można uniknąć wynajęcia firmy przeprowadzkowej, gdyż posiadany przez firmę samochód w zupełności wystarczy na przewiezienie wszystkich ruchomości.
Ciekawym rozwiązaniem będzie narysowanie planu nowego biura. Naniesione na niego zostaną lokalizacje poszczególnych pomieszczeń i spis urządzeń, które będą się w nich zajmować.
Jak zabezpieczyć ruchomości?
Szczególnie uciążliwe staje się transport elektroniki. Sprzęty są produkowane w lekkich obudowach i nieprawidłowe użytkowanie, nie mówiąc już o przewożeniu, może spowodować ich uszkodzenie. Do zabezpieczenia komputerów czy drukarek z pewnością przyda się folia bąbelkowa oraz kartony.
Warto poinformować firmę przeprowadzkową, z jakim sprzętem będą się obchodzić. Podobnie należy postępować ze szkłem. Dokumenty wystarczy włożyć do opisanych kartonów, co ułatwi późniejsze ich układanie w archiwum.
Transportując meble, należy je rozkręcić. Dzięki temu będzie można jednorazowo przewieźć większą ich ilość, a podczas przewozu nie dojdzie do ich obicia czy połamania.
Co z danymi poufnymi i innymi ważnymi dokumentami firmowymi? Najlepiej przewieźć je osobiście lub ewentualnie osobiście sprawować nadzór nad ich transportem. Warto posłużyć się opakowaniami z plombami.
